仕事で毎日メールを使っていますが、「なってないな」と思うメールをいただくことが多いです。
そして自分もそうでしたが、「メールの書き方」を体系的に教わる場面て昔の会社ではあまり用意されていなく、きちんと習った人も少ないと思います。時の上司や先輩の修正(の中で、自分もそうだなと腹落ちしたやつ)を積み重ねたものが、今の自分のメールだという人も多いと思います。
メールくらい書けるさ、と思っていても正しい書き方ができていると自信がある人は少ないのではないでしょうか。そして、取引先様から返ってきたメールに「ナンダコレハ」と思ったことも、心当たりのある方も多い筈。そしてよほど気にならない限り、それを訂正してあげることも滅多にないことは、あるビジネスメールに関するアンケート結果で明らかになっています。
メールの書き方には厳密なルールは無いですが、紙に書くお手紙にも「書式」があったように、わりとスタンダードとして認知されそれに沿って書いておくと受け取った人が読みやすい、そして読みやすいメールは正しく理解され最終的には仕事がスムーズに進む、そんな基本のキを3つまとめてみました。時と相手によりアレンジメントは有っていいですが、まずは基本をしっかりと身体で覚えていきましょう。
■メール返信でスマートに読まれる基本のキ
- 自分の名を名乗る
- 相手のメールをコピペする
- 要件は1メールに1件だけ
1.自分の名を名乗る
当たり前のことなんですが、結構な頻度でこれを忘れてしまう人がいらっしゃるようです。
いつもお世話になっております、鈴木株式会社の小川と申します。
そしてメールの冒頭もそうですが、署名で入れる会社名・名前・連絡先情報についても同じです。このメールは誰から着たものなのか、そんなことから確認しなければいけない様ではせっかくの依頼事項も後回しになってしまいます。
冒頭はもちろん、メーラーの設定で自動的に挿入できる文末の署名についても、きちんと入れるようにしておきましょう。
2.相手のメールをコピペする
これができない人がわりと多く見受けられます。
来たメールに返信する時、メーラーの基本設定で「> 」（引用符）が付いて本文の下に列記されますが、これの必要な箇所だけ本文にコピペしてきて直下に返信内容を書くことで、質問→回答が流れで確認できるようになりとてもスマートな返信になります。
> xxの件でお打合せをお願いしたく候補日をいただけますでしょうか。
9/7(月)14:00〜、若しくは9/8(火)10:00〜、は如何でしょうか。
「> 」引用符記号は代表的なメーラーでは共通のフォーマットなので、読む人にも自分の質問→相手の回答というのが視覚的にわかるので、回答がストレートに伝わります。
あと、意外なところでは相手の会社名とお名前をコピペして自分のメールの宛名を書くときに使うのは、誤変換などで相手のお名前を書き間違えてしまうリスクを限りなくゼロに近づけてくれるので、やっておいて間違いのない一手間です。
3.要件は1メールに1件だけ
思いつくままに書きたいことをつらつらと書いてしまうと、つい余計なことを書いてしまうことがあると思います。
または、自分は十分に内容を把握しているからと思って、時短や効率化を目指して2つのメールを1つに纏めてしまったりとか、思い当たる方も多いのではないでしょうか。
後から検索することや、メール単位でタスクを管理している人も多くいらっしゃいますし、要件が増えて件名とメール本文の内容がずれてくるのはとても危険です。
1つのメールに書く要件は1つだけにすることを心がけましょう。
いかがでしたでしょうか。
メールなんて毎日書いているからと思っても、意外にできていないことがあったり、おぼろげにしか把握していなかったことも体系立てて知識を得ることで、今日からは自分のものとしてパワフルに活用できるようになると思います。
ツールは正しく、賢く使って、自らのアウトプットの質をどんどん高めていきましょう。
いつも有り難うございます。
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